Pendaftaran Aset Harta Modal

1. Melibatkan aset alih yang mempunyai Kod Harta USM
   1. Pembelian aset dari VOT35000 atau aset berharga RM3,000 dan ke atas atau aset yang memerlukan penyelenggaraan berjadual
   2. Pendaftaran Aset melalui pencarian No Siri Alat atau Kod Harta Aset
2. Pendaftaran aset melalui pencarian aset daripada pangkalan data EFAS:-
   1. Pendaftaran secara Tunggal (n=1) atau;
   2. Pendaftaran secara Pukal (n>1)
      1. Pendaftaran aset dalam KLASIFIKASI SAMA SAHAJA.
      2. Komputer Riba/Laptop @ Telefon @ Meja dan sebagainya.
       

MENU: BAB B > PENDAFTARAN > KEW.PA-2 > DAFTAR ASET E-FAS

1. Tekan “Cari Aset” dan panel carian akan muncul.
2. Masukkan kata kunci berdasarkan Keteranganatau No Siri Alatatau Kod Hartaatau Jabatanatau No. PO atau gabungan antara ruang kata kunci yang disediakan. Paparan senarai aset akan dipaparkan seperti di bawah seperti Rajah 1.
3. Pilih dan ‘tick’ kotak bagi aset/butiran yang hendak didaftarkan (satu atau lebih) seperti Rajah 2. Pendaftaran secara pukal iaitu lebih dari satu butiran perlu dalam klasifikasi yang sama.
4. Pilih Kategori, Klasifikasi, Sub-Klasifikasi Aset Butiran/Alatan & Staf Bertanggungjawab bagi aset-aset yang telah dipilih seperti Rajah 2.

Contoh:

Aset: Uninterruptable Power Supply (Bil 1 hingga 4)
Kategori: Peralatan dan Kelengkapan ICT
Klasifikasi:ICT011 - UNINTERUPPTABLE POWER SUPPLY (UPS)

*Setiap pendaftaran yang telah berjaya akan tersenarai dalam Senarai Daftar PTJ. Lakukan pendaftaran pergerakan bagi aset tersebut.

• 
• 
•  

 

<< SENARAI DAFTAR PTJ

KEW.PA-4 >> KEW.PA-6 >>

Pendaftaran Aset Harta Modal

MENU: BAB B > PENDAFTARAN > KEW.PA-3 > DAFTAR INVENTORI SEDIA ADA

Pendaftaran aset harta modal melibatkan :

1. Aset alih yang tidak mempunyai Kod Harta USM
   1. Pembelian aset dari VOT27000 atau aset berharga RM2,999 dan ke bawah atau;
   2. Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal atau
   3. Peralatan Hospital yang dikategorikan sebagai instrumen pembedahan dan nilai pembeliannya tidak melebihi RM2,999.00 serta mempunyai jangka hayat tidak melebihi satu tahun atau;
   4. Daftar Aset Alih Bernilai Rendah @ Inventori perlu diselenggara dan rekod di peringkat PTJ.
2. Pendaftaran Aset yang tidak melibatkan pencarian aset di pengkalan data EFAS.
3. Masukkan keterangan yang wajib dan keterangan lain lain jika ada dan "Hantar".
4. Untuk keterangan lebih lanjut mengenai Daftar Aset E-Fas.
5. Butang Cari Jenis Aset digunakan untuk mencari aset melalui jenis aset tersebut sebagai contoh pada Rajah 4.
6. Untuk keterangan lanjut mengenai senarai daftar boleh rujuk Senarai Daftar PTJ.

• 
• 
• 
• 
•  

 

kew.pa-5 >>

 

Daftar Inventori Melalui Sedia Ada

Menu: BAB B > PENDAFTARAN > KEW.PA-3 > Daftar Inventori Sedia Ada

1. Tambahbutiran/alatan inventori secara pukal atau tunggal tanpa mendaftar maklumat pesanan rasmi terlebih dahulu. Rajah 1 sebagai rujukan untuk daftar baharu butiran/alatan.
2. Buat carian jenis alatan untuk didaftarkan dan tekan pada Kodyang menggambarkan jenis aset yang paling tepat bagi alatan tersebut. Lihat Rajah 4.
   1. Kembali ke Senarai Daftar PTJ dan kemaskini maklumat;No Siri Alat, No Siri Jabatan, Kod Harta atau Kod Parent bagi setiap alatan jika lebih dari 1 unit didaftarkan.
      
3. Masukkan kuantiti aset yang ingin didaftarkan. Jika lebih dari 1 unit, sistem akan jana pendaftaran berasingan bagi setiap kuantiti yang dinyatakan.
4. Klik "Hantar" untuk mengesahkan dan menyimpan maklumat tersebut.

Nota:

Kategori Pengurusan Aset:-

1. Induk : Aset yang dibeli oleh Kampus Induk. Diselenggara oleh PTJ kampus lain.
2. Kejuruteraan : Aset yang dibeli oleh Kampus Kejuruteraan. Diselenggara oleh PTJ kampus lain.
3. Kesihatan : Aset yang dibeli oleh Kampus Kesihatan. Diselenggara oleh PTJ kampus lain.
4. Aset 1K-3K : Pembelian peralatan antara RM1,000 - RM3,000 dalam kategori Harta Modal (VOT35).
5. Simpanan PTJ : Pembelian di bawah peruntukan geran penyelidikan (Untuk pemantauan PTJ, alatan tersebut telah direkodkan dalam AMS walaupun geran peyelidikan masih belum tamat tempoh).
6. Inventori < 1K : Pembelian peralatan di bawah RM1,000.

Alatan:-

1. Sokongan/Support: alatan pejabat, umum untuk digunakan staf
2. Penyelidikan/Research: alatan pembelian di bawah peruntukan geran penyelidikan
3. Pengajaran/Teaching: alatan digunakan untuk pengajaran dan pembelajaran

 

• 
• 
• 
• 
•  

 

kew.pa-5 >>

Aset Mengikut Lokasi

MENU: BAB B > PENDAFTARAN > KEW.PA-7 > LOKASI JABATAN

1. Aset yang telah digerakkan akan dipaparkan berdasarkan lokasi iaitu KEWPA-7 (Senarai Aset Alih Kerajaan/Universiti – Mengikut Lokasi).
2. Aset disenaraikan mengikut lokasi untuk kemudahan kemaskini dan maklumat aset.
3. Staf perlu memastikan bilangan butiran/alatan yang tertera di dalam KEWPA-7 adalah tepat.
4. Carian lokasi staf dapat dilakukan dengan hanya mengisi ruang yang disediakan seperti Keterengan, Nama Staf atau Lokasi (No. Bilik).
5. Untuk menambah lokasi, hanya perlu menekan butang tambah lokasi seperti yang berada dalam Rajah 1 dan perlu mengisi maklumat yang kehendaki berdasarkan Rajah 2.
6. Untuk mengerakan aset, boleh merujuk Lokasi Jabatan.
7. Staf boleh mencetak Senarai Aset Alih Kerajaan/Universiti Mengikut Lokasi dengan menekan butang cetak pada ruang tindakan.

• 
• 
• 
•  

<< Kewpa 7

Pergerakan: Pinjaman

Fungsi ini adalah bertujuan untuk mendaftar pergerakan aset atau inventori dari satu jabatan ke jabatan lain sebagai pinjaman. Pergerakan hanya boleh dilakukan oleh Pegawai Aset di jabatan yang memiliki aset tersebut.

Menu: Bab B > Pendaftaran > KEW.PA-7 > Dipinjamkan

Setelah aset digerakkan secara pinjaman (KEWPA-6), ianya akan tersenarai dalam Senarai Aset Pinjaman di bawah BAB B: Pendaftaran > KEW.PA-7 > Dipinjamkan seperti rajah di bawah:-

Aset yang dipinjamkan ini boleh digerakkan dengan mengikuti langkah di bawah:-

1. Pilih butiran yang hendak digerakkan dan tekan butang 'Daftar'.
2. Masukkan maklumat pergerakan dengan tepat dan tekan butang 'Daftar'.
   1. Jika aset masih dipinjamkan; pilih ‘Pinjaman’.
   2. Jika aset digerakkan semula ke jabatan sendiri; pilih ‘Pergerakan’.
3. Semak semula senarai di lokasi baharu iaitu KEW.PA-7.

• 
•  

kew.pa-7 >>

Pergerakan Aset Alih (Lokasi ke Lokasi)

Menu: Bab B > Pendaftaran > Senarai Daftar PTJ

1. Carian aset berdasarkan maklumat aset  No Siri Aset, No Harta, Tag ID, Keterangan dan sebagainya. Pergerakan secara tunggal (satu aset sahaja sekali pergerakan)
2. Lakukan carian aset di ruangan Tag ID, No. Siri Alat,  Jenis, Keterangan dan Kod Harta Aset.
3. Pilih butiran dan Lihat Senarai Daftar KEW.PA-6 di ruangan KEW.PA-6 seperti dalam Rajah 1.
4. Tekan ‘Daftar KEW.PA-6’ di atas hujung kanan untuk melakukan pergerakan bagi butiran ini seperti dalam Rajah 2
5. Masukkan maklumat yang tepat ketika membuat pergerakan bagi butiran Nama Peminjaman, Tarikh Keluar, Jangka Pulang (JIKA PERLU), Pegawai Pengeluar, Tarikh Dikeluarkan, Catatan dan klik ‘Daftar’.
6. Setiap pergerakan butiran akan dipaparkan di halaman seperti dalam Rajah 2.
7. Semak KEW.PA-7
8. Kemaskini lokasi jika staf berubah tempat bertugas di dalam Rajah 3.

• 
• 
• 
•  

<< aSET TIADA LOKASI

pEMBATALAN pERGERAKAN  aSEt >>

Pergerakan Aset Alih (Lokasi ke Lokasi)

Dua kaedahmendapatkan aset untuk digerakkan dari satu lokasi ke lokasi berlainan:-

Menu: Bab B > Pendaftaran > KEW.PA-7 > Lokasi Jabatan

1. Carian aset berdasarkan lokasi yang ditetapkan dalam jabatan.
2. Pergerakan aset secara pukal (lebih dari satu aset sekali pergerakan).
3. Cari lokasi dalam jabatan di ruangan keterangan didalam petak biru seperti contoh yang tertera pada Rajah 1.
4. Lokasi lama staf berada di bil.1 pada Rajah 1. 
5. Lokasi baharu staf berada di bil.2 pada Rajah 1.
6. Lihat butiran dalam ruangan tindakan pada Rajah 1.
7. Tandakan aset yang perlu digerakkan di ruangan tindakan dalam Rajah 2.
8. Klik Daftar Pergerakan bagi aset yang dipilih dalam Rajah 2.
9. Masukkan maklumat yang tepat bagi pergerakan aset (ke lokasi baharu aset) dalam Rajah 3
10. Masukkan ‘Tarikh Jangka Dipulangkan’ jika melibatkan pinjaman dalam tempoh tertentu dalam Rajah 3
11. Tekan ‘Daftar’ untuk daftar pergerakan aset dalam Rajah 3.
12. Semak semula bilangan aset di kedua-dua lokasi yang terlibat di ruangan bilangan dan tindakan dalam Rajah 4.
13. Kemudian semak KEW.PA-7 di kedua-dua lokasi.

 

• 
• 
• 
• 
•  

KEW.PA-7 >>

Aset Pinjaman

Menu: Bab B > Pendaftaran > KEW.PA-7 > Pinjaman

1. Senarai aset yang dipinjamkan kepada staf/jabatan lain dipaparkan berdasarkan lokasi terkini
2. Di halaman tersebut, dapat dilihat :-
   
   1. Nama staf yang memiliki aset pinjaman.
   2. Lokasi yang ditempatkan aset pinjaman.
   3. Aset yang dipinjamkan.
3. dan juga dapat mengemaskini aset, maklumat aset, paparan KEWPA-6 dan daftar Pergerakan pada ruang tindakan seperti berikut:-
   
   1. dapat mengemaskini aset seperti dalam rajah 2.
   2. dapat melihat maklumat lengkap tentang butiran aset atau alatan yang dipinjamkan seperti dalam rajah 3.
   3. dapat melihat senarai daftar pergerakan harta modal dan inventori kewpa 6 yang dipinjamkan seperti dalam rajah 4.
   4.  Melalakukan pergerakkan secara tunggal atau pukal dengan tandakan pada aset yang ingin dipinjamkan.
    

• 
• 
• 
• 
•  

kew.pa-7 >>

OBJEKTIF PENDAFTARAN

Pindah Milik Alatan

Menu: Bab B > Pindah MIlik

Pindah milik alatan berfungsi untuk memindahkan aset dari satu PTJ kepada PTJ yang lain. Di halaman ini hanya perlu mengisi kepada PTJ mana yang ingin pindahkan aset tersebut.

1. Klik pada Menu: Bab B > Senarai Daftar PTJ untuk memilih aset yang ingin dipindahkanseperti pada Rajah 1.
2. Tekan butang   untuk tambah Butiran Untuk Pindah Milik.

3. Tekan butang YA! TAMBAH untuk menambah aset kepada senarai untuk dipindah milik seperti dalam Rajah 2.
   #Boleh menambah aset untuk dipindahkan secara pukal

4. Butiran telah berjaya disimpan di dalam senarai pindah milik seperti dalam Rajah 3.
5. Selepas menambah aset yang ingin dipindah milik, sila ke halaman Bab B: Pendaftaran > Pindah Milik untuk melihat senarai butiran pindah milik seperti pada Rajah 4.
6. Pilih lokasi PTJ baru yang ingin dipindah milik dan tekan butang pindah milik semua alatan seperti pada Rajah 5.
7. Semak semula senarai di Senarai Daftar PTJ untuk memastikan alatan telah berjaya dipindah milik seperti dalam Rajah 6.

• 
• 
• 
• 
• 
• 
•  

<< kew.pa-5 << sENARAI DAFTAR PTJ

kew.pa-6 >>

Senarai Daftar Pusat Tanggungjawab

Menu: BAB B > PENDAFTARAN > Senarai Daftar PTJ

Kesemua aset harta modal dan inventori yang telah didaftarkan bagi sebuah jabatan akan disenaraikan di Senarai Daftar PTJ. 

1. Klik ikon  untuk daftar baharu aset inventori.
2. Klik ikon   untuk kemaskini maklumat butiran.
3. Klik ikon  tambah butiran untuk pindah milik.
4. Klik ikon  kemaskini status butiran.
5. Klik ikon    hapus butiran (jika tiada pergerakan).
6. Klik ikon  lihat maklumat butiran.
7. Klik ikon  lihat senarai daftar KEW.PA-6 butiran.

Cari Aset

Untuk mencari aset anda perlu klik pada Cari Aset .

1. Isi ruang yang disediakan sama ada ruang untuk Tag Id, No Siri Alat atau Jabatan, Kod Harta Aset dan jenis.
2. Kemudian anda akan mendapat paparan seperti Rajah 1 dan Rajah 2.

 

• 
• 
•  

 

Tambah Aset

1. Klik ikon   pada bahagian atas kanan seperti dalam Rajah 1, untuk mendaftar butiran / alatan .
2. Ianya juga berfungsi untuk mendaftar maklumat inventori sedia ada di bawah PTJ dalam kategori INVENTORI iaitu aset yang tidak melibatkan No Harta USM atau ASET PTJ berharga RM1,000 hingga RM3,000 seperti contoh di bawah.
3. Untuk menambah aset atau daftar aset, anda perlu mengisi semua ruang wajib yang bertanda (*).
4. Sekiranya pada aset tersebut terdapat Nombor Siri Alat dan Nombor Siri Jabatan,pastikan anda memasukkan maklumat tersebut di ruang yang disediakan.

 

• 
•  

Kemaskini Status Butiran

Anda perlu mencari aset yang ingin anda kemaskini dan diikuti dengan langkah berikut:-

1. Klik ikon  dalam ruang tindakan seperti dalam Rajah 1, untuk mengemaskini Status Butiran .
2. Terdapat dua (2) pilihan yang anda boleh pilih di ruangan status/keadaan, iaitu 'Rosak'  atau 'Untuk Dilupuskan'.
3. Jika Rosak, anda akan dihubungkan ke pendaftaran KEW.PA-9 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih.
4. Jika Untuk Dilupuskan, anda akan dihubungkan ke pendaftaran KEW.PA-17(a) Borang Pelupusan Aest dan Barang dan KEW.PA-16 Perakuan Pelupusan Aset Alih.

Kemaskini Maklumat Butiran

1. Klik ikon  dalam ruang tindakan seperti dalam Rajah 1 .
2. Ianya juga memautkan terus ke KEW.PA-3 iaitu Daftar Inventori Sedia Ada (2017 & Sebelum).
3. Setelah itu klik 'KEMASKINI'.

 

• 
•  

 

Lihat Maklumat Butiran

1. Klik ikon   dalam ruang tindakan seperti dalam Rajah 1 .
2. Setelah klik ikon tersebut Maklumat Aset /Inventori seperti di bawah akan ditunjukkan.

• 
•  

Tambah Butiran Untuk Pindah Milik

1. Klik ikon  dalam ruang tindakan seperti dalam Rajah 1untuk pengesahan .
2. Panel Tambah butiran akan muncul.

 

• 
•  

1. Klik icon untuk padam rekod aset.
2. Rekod yang boleh dihapus adalah rekod aset yang masih belum digerakkan lagi atau tiada KEW.PA-6.
3. Setelah klik pada ikon tersebut panel hapus akan muncul.

• 
•  

Lihat Senarai Butiran Daftar KEW.PA-6

1. Klik ikon  dalam ruang KEW.PA-6  .
2. Selain itu, anda boleh membuat pergerakan pembatalan  .
3. Klik “Kemaskini Butiran” untuk mengemaskini maklumat aset.
4. Klik "Daftar KEW.PA-6" dan ianya akan terus memaut pada Pendaftaran Pergerakan KEW.PA-6 untuk melakukan pergerakan baharu.
5. Klik "Cetak KEW.PA-6" untuk mencetak.

• 
•  

<< KEW.PA-1