Peranan Pegawai

PEGAWAI ASET

1. Bertanggungjawab menyediakan dokumen pendaftaran aset dan menghantar ke Unit Aset dan Insurans (Aset) untuk tujuan pendaftaran aset.
2. Menyediakan dan menghantar ke Unit Aset dan Insurans (Aset) senarai daftar harta modal dan daftar aset bernilai rendah @ Inventori secara tahunan.
3. Menyedia dan memaklumkan kepada Unit Aset dan Insurans (Aset) jika berlaku pergerakan aset dan aset bernilai rendah @ Inventori seperti peminjaman, pemindahan lokasi dan sebagainya.
4. Menyediakan senarai aset mengikut lokasi aset (KEW.PA-7) itu ditempatkan.
5. Menyediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan.
   1. Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan.
   2. Merancang / merekod / melaksanakan dan menilai program penyelenggaraan.
      • Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.
   3. Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera.
   4. Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan.
   5. Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut : -
      • Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai.
      • Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa.
      • Mengenalpasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan
      • Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset berkenaan.
6. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pembekal bagi memastikan syarat–syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.
7. Perkara-perkara berkaitan pengurusan aset yang akan dimaklumkan oleh Unit Aset dan Insurans (Aset) dari masa ke semasa.

PEGAWAI PENERIMA ASET

1. Bertanggungjawab memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
2. Bertanggungjawab menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.
3. Bertanggungjawab  memastikan  setiap  aset  dan  barang yang  diterima  menepati  spesifikasi  yang ditetapkan.
4. Memastikan langkah-langkah berikut dipatuhi semasa menerima aset dan barang:-
   1. Menyemak  butiran  di  dalam  dokumen  yang  sah  bagi  memastikan aset  yang  diterima  adalah betul.
   2. Aset  hendaklah diperiksa,  dikira,  diukur,  ditimbang  atau  diuji  serta  merta  sebelum disahkan penerimaannya.
   3. Sekiranya  pengesahan  tidak  dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima  dengan  syarat  ianya  disahkan  kemudian  secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”.
   4. Setelah disemak dan diperiksa, Pegawai Penerima di PTJ adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan  Penerimaan Aset  Alih  Kerajaan/Universiti  KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan.
   5. Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.
   6. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian; dan
   7. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakanmanual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada. (Surat Jabatan Bendahari: Pelantikan Pegawai Penerima Di Pusat Tanggungjawab – 25 Mei 2011).

PEGAWAI PEMERIKSA ASET

1. Pegawai Pemeriksa yang dilantik bukanlah Pegawai Aset di PTJ dan pegawai tersebut adalah pegawai  yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan Aset bernilai rendah @Inventori.
2. Sekurang kurangnya (2) dua Pegawai Pemeriksa perlu dilantik  yang  tidak  terlibat  secara  langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan Aset bernilai rendah @ Inventori.
3. Pemeriksaan  aset  secara  terperinci  ke  atas  semua  aset  alih  Kerajaan  hendaklah  dilaksanakan sekurang–kurangnya satu (1) kali setahun.
4. Bertanggungjawab menyediakan laporan berikut untuk ditandatangani oleh Ketua Jabatan:-
   1. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10)
   2. Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11).
5. Membantu Ketua Jabatan dalam mengemukakan laporan berikut kepada Unit Aset dan Insurans (Aset), Jabatan Bendahari sebelum 1 Februari setiap tahun:-
   1. Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10
   2. Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11
   3. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-12)
   4. Bertanggungjawab menyediakan laporan berikut untuk ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
6. Menjalankan Pemeriksaan Aset secara fizikal, rekod dan penempatan ke atas aset-aset di  PTJ.
7. Mematuhi langkah-langkah berikut semasa melakukan pemeriksaan aset :-
   1. Mengetahui keadaan dan prestasi aset tersebut.
   2. Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat di dalam rekod pendaftaran aset.
8. Menyediakan senarai aset yang  tiada di lokasi, tidak boleh digunakan atau rosak selepas pemeriksaan dibuat.
9. Memperlihatkan kemungkinan berlakunya penipuan, kecurian atau kehilangan.
10. Menentukan samada pengurusan aset/inventori dijalankan dengan betul dan mendedahkan apa-apa kelemahan dalam sistem menguruskan aset/inventori di PTJ.